6-НДФЛ: памятка для бухгалтера

Выплата дохода физическому лицу влечет возникновение функций налогового агента: организация и ИП не только должны удержать НДФЛ из выплат, но и отчитаться перед налоговой инспекцией. Расскажем, как составить ежеквартальный расчет 6-НДФЛ.

Кто сдает 6-НДФЛ

Расчет сумм НДФЛ, исчисленных и удержанных налоговым агентом, утвержден Приказом ФНС от 14.10.2015 № ММВ-7-11/450@.

Отчитаться перед ИФНС обязаны лица, которые выплачивали доходы (как в денежной, так и в натуральной форме) гражданам в отчетном периоде:

• организации, ИП, нотариусы, адвокаты (ст. 230 НК РФ);
• иностранные фирмы (ст. 226 НК РФ).

Если фактически выплат в пользу физических лиц не было ни разу в году — форма не подается. Однако инспекторы могут подумать, что работодатель уклоняется от исполнения обязанностей агента, и заблокировать счет в банке до выяснения обстоятельств. В таком случае рекомендуем:

• уведомить ИФНС об отсутствии обстоятельств для составления 6-НДФЛ;
• или сдать нулевой расчет — инспекция отказать в его приеме не может (Письмо ФНС от 04.05.2016 № БС-4-11/7928@).

Читайте также:

• Кто и когда сдает 6-НДФЛ;
• Нулевой 6-НДФЛ.

Какие данные необходимы для заполнения 6-НДФЛ

Расчет не требует указания данных по необлагаемым НДФЛ операциям с учетом некоторых нюансов:

• если гражданин получил доход, который полностью необлагаем НДФЛ, указывать такую выплату в расчете не нужно;
• если он получил выплату в размере, превышающем необлагаемую величину (например, выходное пособие свыше 3-кратной (6-кратной — для Крайнего Севера и приравненных территорий) величины среднего заработка), такой доход отражается наряду с необлагаемой суммой.

Перед составлением отчета налоговый агент выявляет выплаты, которые в 6-НДФЛ отражению не подлежат.

Какие правила установлены для оформления бланка 6-НДФЛ

Документ составляется с учетом требований, приведенных в Приложении № 2 к Приказу № ММВ-7-11/450@:

• данные заносятсяв поля расчета слева направо, начиная с 1-го знакоместа, оставшиеся пустыми клетки перечеркиваются;
• пустые поля зачеркиваются, но если они суммовые — проставляются нули;
• страницы расчета нумеруются, при сдаче в бумажном виде — печатаются на 1 стороне листа и не скрепляются;
• не разрешается вносить исправления в распечатанный документ.

Как заполнить 6-НДФЛ — пошаговая инструкция

В отличие от многих видов отчетов 6-НДФЛ позволяет работать с разделами в любой очередности. Наша инструкция составлена в порядке нумерации страниц.

Шаг 1. Оформляем титульный лист 6-НДФЛ

Первая страница стандартно заполняется сведениями о подающем отчет лице:

• ИНН/КПП (для организаций вида 1234567891–/123456789; для ИП вида 123456789101/———);
• наименование налогового агента, контактный телефон;
• данные о реорганизации, отметка о ликвидации;
• код отчетного периода, календарный год;
• код ИФНС-получателя;
• код места нахождения или учета;
• сведения о представителе, его подпись и дата подписания.

Шаг 2. Составляем раздел 1 расчета 6-НДФЛ

На листе отражаются показатели нарастающим итогом с начала года:

Шаг 3. Заполняем Раздел 2 расчета 6-НДФЛ

Листы этого раздела составляются только в отношении операций, проведенных за последний квартал отчетного периода (Письмо ФНС от 29.10.2019 № БС-4-11/22150@):

Некоторые тонкости заполнения Раздела 2:

• если гражданин в один день получил доходы, для которых установлены разные сроки перечисления НДФЛ, строки расчета должны заполняться по каждому сроку уплаты в отдельности. Строки и суммы по ним можно объединить, только если все три даты по выплатам совпадают (актуально для выдачи зарплаты);
• выплаты отражаются за тот квартал, на который приходится срок перечисления НДФЛ (Письма ФНС от 29.10.2019 № БС-4-11/22150@, от 15.12.2016 № БС-4-11/24063@);
• если операция все-таки отражена не в том периоде — раньше квартала уплаты НДФЛ, корректировка расчета не понадобится. Например, срок перечисления налога с зарплаты за июнь — 1 июля, но агент отразил операцию в отчете за полугодие. Несмотря на это налог исчислен верно, поэтому уточненка по 6-НДФЛ не требуется, а дублировать операцию в расчете за 9 месяцев и год не следует (Письмо ФНС от 29.10.2019 № БС-4-11/22150@);
• если удержать НДФЛ невозможно (например, при доходе в натуральной форме) или не нужно (если вычеты превысили доход), строки 110, 120 и 140 заполняются нулями (Письма ФНС от 16.11.2016 № БС-4-11/21695@, от 09.08.2016 № ГД-3-11/3605@, от 05.08.2016 № ГД-4-11/14373@).

Вам также могут понадобиться материалы по заполнению расчета:

• Заполняем 6-НДФЛ построчно;
• Образец 6-НДФЛ за полугодие 2020 года;
• 6-НДФЛ: нарастающим итогом или нет.

Как проверить готовый расчет 6-НДФЛ

ФНС в Письме от 10.03.2016 № БС-4-11/3852@ приводит контрольные соотношения для проверки отчета. Вот некоторые из них:

• сумма вычетов (стр. 030) не может быть больше суммы начисленного дохода (стр. 020);
• начисленный налог (стр. 040) не может быть меньше аванса (стр. 050);
• налог (стр. 040) должен быть равен облагаемой базе (разнице строк 020 и 030), умноженной на соответствующую ставку (стр. 010).

Также налоговая проверит даты фактических платежей на предмет соответствия указанным срокам уплаты по строкам 120. Если платежи произведены позднее указанных сроков — выявлено нарушение сроков уплаты НДФЛ.

Как и когда сдать 6-НДФЛ в ИФНС

В зависимости от численности граждан, которым выплачен доход в течение года, налоговый агент представляет расчет (п. 2 ст. 230 НК РФ):

Отчитаться перед инспекцией следует в сроки:

• за 1 квартал, полугодие и 9 месяцев — до последнего числа месяца, следующего за окончившимся отчетным периодом;
• за год — до 31 марта следующего года.

Нарушение срока подачи бланка или формата его представления влечет ответственность по ст. 126 НК РФ.

Полезная информация от КонсультантПлюс

Налоговики подготовили проект новой формы расчета 6-НДФЛ. В его составе предлагается сдавать справку о доходах и суммах налога физлица (сейчас это 2-НДФЛ). В проекте, выставленном на общественное обсуждение, есть и справка о доходах, которую выдают работникам.

Планируется, что документ вступит в силу 1 января и будет применяться с отчетности за I квартал 2021 года (читать далее…).

В каком случае подается уточненный 6-НДФЛ

Сдача расчета с недостоверными сведениями карается штрафом по ст. 126.1 НК РФ — 500 руб. за каждый документ.

После принятия первоначального отчета подается корректировочный в случаях (ст. 81 НК РФ):

• неполного отражения сведений;
• допущения ошибок, повлекших занижение налога.

Уточненный расчет дублирует все данные первого, кроме:

• номера корректировки — теперь он указывается;
• данных, требующих исправления или добавления.

Дополнительные материалы по 6-НДФЛ

Предлагаем ознакомиться с нашими статьями:

• Компенсация за дополнительный отпуск в 6-НДФЛ;
• Перерасчет зарплаты в 6-НДФЛ;
• Образец 6-НДФЛ с больничным и отпуском;
• Как отразить переходящий отпуск в 6-НДФЛ;
• Выплата больничного вместе с зарплатой в 6-НДФЛ;
• Пособие по уходу за ребенком в 6-НДФЛ;
• Заполнение 6-НДФЛ: зарплата раньше или с задержкой;
• Подарок дороже 4 000 руб. в 6-НДФЛ.