Кадровое делопроизводство

Журнал регистрации приказов по основной деятельности

Бухгалтер-эксперт с 10-летним стажем

Деятельность любого хозяйствующего субъекта сопровождается приказами и распоряжениями руководства. И чем разнообразнее документооборот, тем большего порядка он требует. Расскажем, как составить журнал регистрации приказов и для чего он нужен.

Распорядительная деятельность в организации и у ИП

Локальные нормативные акты призваны регулировать деятельность и обеспечить ее соответствие законам РФ. Воля руководства оформляется приказом или распоряжением и касается абсолютно всех вопросов, возникающих в работе:

Отдельный блок распорядительных документов посвящается вопросам кадрового учета.

Для чего нужен журнал приказов по основной деятельности

Журнал учета приказов — необязательный регистр. Но он помогает наладить контроль документооборота:

  • регистрация документов ведется в хронологической последовательности и исключает возможность издания приказов «задним числом»;
  • поиск документа становится легче и быстрее, что актуально при проведении проверки внешними контролерами (ФНС, ПФР, ГИТ) и в споре с сотрудниками;
  • руководство всегда может получить информацию о количестве приказов по каждой сфере учета.
Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236 вводит сроки хранения документов организации. Учитывая, что приказы и распоряжения по основной деятельности хранятся постоянно (п. 19 Перечня), журнал их регистрации рекомендуем также хранить бессрочно.

Читайте также:  Характеристика при приеме на работу: пример

Как составить журнал учета приказов по основной деятельности

Локальный актом руководство закрепляет формат ведения журнала и лицо, ответственное за его ведение:

Бумажный Электронный
Титульный лист в любом случае должен включить сведения:

  • об ответственном за ведение журнала лице (сотрудник отдела кадров, секретарь, руководитель или его помощник);
  • о дате начала ведения журнала;
  • по окончании ведения указывается дата завершения ведения
Разрешается использовать стандартную книгу, имеющуюся в продаже: листы должны быть пронумерованы, прошиты и скреплены печатью и подписью ответственного лица.

Не разрешаются:

  • исправления и подчистки;
  • необоснованные исправления;
  • вырывание страниц
Сформированный в электронном виде журнал по окончании ведения:

  • выводится на печать для прошивки и заверения на бумаге;
  • остается в электронном формате, подписанный ЭЦП

Журнал регистрации приказов представляет собой таблицу со сведениями, которые отвечают интересам руководства и удобству пользователей, например:

  • реквизиты документа — дата и номер;
  • наименование приказа и его краткое содержание;
  • исполнитель (автор) приказа;
  • круг лиц, которые должны быть ознакомлены с документом;
  • примечание — графа, которая заполняется при необходимости.

Полезная информация от КонсультантПлюс

Если журнал ведется в электронном варианте с помощью специализированных программ или баз данных, то нет необходимости дублировать его на бумажном носителе, если такое требование не закреплено в локальных нормативных актах организации (читать далее…).

Образец журнала регистрации приказов по основной деятельности

Оформленный журнал выглядит так:

Журнал учета приказов по основной деятельности Скачать

О том, как составить приказ об организации документооборота на предприятии, читайте здесь.

Подводим итоги

  • Журнал регистрации приказов по основной деятельности не является обязательным документом, но облегчает работу при большом количестве локальных актов.
  • Сведения, необходимые для регистрации приказа в журнале, определяются руководством. Чаще всего внимания заслуживают:
    • реквизиты приказа;
    • его краткое содержание и исполнитель.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Теги: #журнал #образец #приказ

Понравилась статья? Поделитесь ссылкой с друзьями:

Комментарии