Журнал регистрации приказов по основной деятельности

Деятельность любого хозяйствующего субъекта сопровождается приказами и распоряжениями руководства. И чем разнообразнее документооборот, тем большего порядка он требует. Расскажем, как составить журнал регистрации приказов и для чего он нужен.

Распорядительная деятельность в организации и у ИП

Локальные нормативные акты призваны регулировать деятельность и обеспечить ее соответствие законам РФ. Воля руководства оформляется приказом или распоряжением и касается абсолютно всех вопросов, возникающих в работе:

Отдельный блок распорядительных документов посвящается вопросам кадрового учета.

Для чего нужен журнал приказов по основной деятельности

Журнал учета приказов — необязательный регистр. Но он помогает наладить контроль документооборота:

  • регистрация документов ведется в хронологической последовательности и исключает возможность издания приказов «задним числом»;
  • поиск документа становится легче и быстрее, что актуально при проведении проверки внешними контролерами (ФНС, ПФР, ГИТ) и в споре с сотрудниками;
  • руководство всегда может получить информацию о количестве приказов по каждой сфере учета.
Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236 вводит сроки хранения документов организации. Учитывая, что приказы и распоряжения по основной деятельности хранятся постоянно (п. 19 Перечня), журнал их регистрации рекомендуем также хранить бессрочно.

Как составить журнал учета приказов по основной деятельности

Локальный актом руководство закрепляет формат ведения журнала и лицо, ответственное за его ведение:

Бумажный Электронный
Титульный лист в любом случае должен включить сведения:

  • об ответственном за ведение журнала лице (сотрудник отдела кадров, секретарь, руководитель или его помощник);
  • о дате начала ведения журнала;
  • по окончании ведения указывается дата завершения ведения
Разрешается использовать стандартную книгу, имеющуюся в продаже: листы должны быть пронумерованы, прошиты и скреплены печатью и подписью ответственного лица.

Не разрешаются:

  • исправления и подчистки;
  • необоснованные исправления;
  • вырывание страниц
Сформированный в электронном виде журнал по окончании ведения:

  • выводится на печать для прошивки и заверения на бумаге;
  • остается в электронном формате, подписанный ЭЦП

Журнал регистрации приказов представляет собой таблицу со сведениями, которые отвечают интересам руководства и удобству пользователей, например:

  • реквизиты документа — дата и номер;
  • наименование приказа и его краткое содержание;
  • исполнитель (автор) приказа;
  • круг лиц, которые должны быть ознакомлены с документом;
  • примечание — графа, которая заполняется при необходимости.

Полезная информация от КонсультантПлюс

Если журнал ведется в электронном варианте с помощью специализированных программ или баз данных, то нет необходимости дублировать его на бумажном носителе, если такое требование не закреплено в локальных нормативных актах организации (читать далее…).

Образец журнала регистрации приказов по основной деятельности

Оформленный журнал выглядит так:

Журнал регистрации приказов по основной деятельности

Журнал учета приказов по основной деятельности Скачать

О том, как составить приказ об организации документооборота на предприятии, читайте здесь.

Подводим итоги

  • Журнал регистрации приказов по основной деятельности не является обязательным документом, но облегчает работу при большом количестве локальных актов.
  • Сведения, необходимые для регистрации приказа в журнале, определяются руководством. Чаще всего внимания заслуживают:
    • реквизиты приказа;
    • его краткое содержание и исполнитель.
Понравилась статья? Поделитесь ссылкой с друзьями: