Предоставление ежегодного оплачиваемого отпуска — обязанность работодателя, неисполнение которой влечет административную ответственность. Из нашей памятки по отпускам вы узнаете о ключевых моментах, соблюдение которых поможет избежать санкций контролеров.
Утверждаем график отпусков
Работники уходят в отпуск в очередности, определяемой графиком отпусков (ст. 123 ТК РФ). Документ утверждается заранее — за 2 недели до начала года предоставления отпуска. Если в организации есть профсоюз, его мнение учитывается при составлении графика.
Подробнее о графике отпусков читайте наши материалы:
- График отпусков: бланк и образец;
- График отпусков в новой организации;
- Обязателен ли график отпусков на микропредприятии;
- Мнение работников при составлении графика;
- Мнение профсоюза при составлении графика;
- Отпуск не по графику;
- Неиспользованный отпуск в графике;
- Как изменить график отпусков;
- Кого не включают в график отпусков.
Проверяем стаж сотрудника для предоставления отпуска
Право работника на отпуск возникает через полгода с момента трудоустройства к данному работодателю (ст. 122 ТК РФ).
Отпуск при стаже до 6 месяцев дается:
| При согласии руководства | В обязательном порядке |
| По заявлению любому сотруднику | По заявлению:
|
Все, что касается определения стажа, дающего право на очередной оплачиваемый отпуск, читайте в статьях:
- За какой год предоставляется отпуск: календарный или рабочий;
- Рабочий год при отпуске авансом;
- Включается ли простой по вине работника в стаж для отпуска;
- Включается ли административный отпуск в стаж для ежегодного оплачиваемого отпуска.
Определяем продолжительность отпуска
Каждый год работник вправе рассчитывать на 28 календарных дней отпуска (ст. 115 ТК РФ). Нерабочие праздничные дни в число календарных дней отпуска не включаются (ст. 120 ТК РФ).
Дополнительные дни отпуска предоставляются некоторым категориям сотрудников (ст. 116 ТК РФ):
- занятым на работах с вредными или опасными условиями труда;
- имеющим особый характер работы или ненормированный рабочий день;
- работающим в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностям и др.
По письменному заявлению сотрудника часть отпуска, превышающая 28 дней, заменяется денежной компенсацией (ст. 126 ТК РФ).
Полезная информация от Консультант+
У большинства работников продолжительность отпуска составляет 28 календарных дней, но есть исключения. Так, у некоторых работников удлиненный отпуск, например, у несовершеннолетних — 31 календарный день. В редких случаях продолжительность ежегодного основного отпуска установлена в рабочих днях. Например, работнику со срочным трудовым договором до двух месяцев положен отпуск из расчета два рабочих дня за месяц работы — при пересчете на календарные дни срок такого отпуска может быть больше, когда в его периоде есть выходные дни, но такой отпуск меньше обычных 28 календарных дней (ст. 115, ч. 1 ст. 120, ст. 267, ст. 291 ТК РФ). Подробности — см. здесь.
Отпуск по соглашению между работником и работодателем разделяется на части, одна из которых должна составлять не менее 14 дней (ст. 125 ТК РФ).
О нюансах, связанных с продолжительностью ежегодного оплачиваемого отпуска, читайте материалы:
- Можно ли делить «удобный» отпуск на любые части;
- Дополнительный отпуск в графике отпусков;
- Дополнительный отпуск за ненормированный рабочий день;
- Отпуск по совместительству длиннее отпуска по основному месту работы.
Оформляем документы
Об отпуске сотруднику сообщают не позднее 2 недель до его начала (ст. 123 ТК РФ).
Далее составляется приказ о предоставлении отпуска и, при необходимости, приказ о замещении сотрудника на время отпуска другим работником.
При желании уйти в отпуск не по графику работник пишет соответствующее заявление.
Образцы документов можно найти здесь:
- заявление о предоставлении отпуска;
- заявление на отпуск с последующим увольнением;
- уведомление о начале отпуска;
- приказ на отпуск;
- приказ на отпуск группы сотрудников;
- приказ на отпуск авансом;
- приказ о замещении на время отпуска.
Рассчитываем и выплачиваем отпускные
Сумма отпускных определяется исходя из среднего заработка работника за 12 месяцев, предшествующих месяцу начала отпуска: выплаты за этот период делятся на 12 и на 29,3 — среднемесячное количество календарных дней (ст. 139 ТК РФ).
Полученный среднедневной заработок умножается на число дней отпуска и выплачивается сотруднику за 3 дня до начала отпуска (ст. 136 ТК РФ). Минтруд в Письме от 05.09.2018 № 14-1/ООГ-7157 уточняет, что эти дни — календарные, причем первый день отпуска и день выплаты отпускных в них не входят.
Подробнее о расчетах с отпускниками читайте в статьях:
- Записка-расчет по отпускным;
- Расчет среднего заработка для отпускных;
- Бухгалтерские проводки по отпускным;
- Ответственность за просрочку выплаты отпускных;
- Проект изменений ТК РФ о сроках выплаты отпускных.
Начисляем и уплачиваем налоги и взносы с отпускных
Отпускные, а также компенсации за неиспользованный отпуск приравниваются к выплатам в рамках трудовых отношений и облагаются НДФЛ и страховыми взносами.
НДФЛ с отпускных перечисляется в бюджет не позднее последнего числа месяца, в котором работник получил отпускные (п. 6 ст. 226 НК РФ) — см. подробнее:
Страховые взносы уплачиваются до 15 числа месяца, следующего за месяцем начисления отпускных (п. 3 ст. 431 НК РФ) — см. подробнее:
- Страховые взносы с отпускных;
- Срок уплаты страховых взносов с отпускных;
- Ставка 0% по взносам для МСП в связи с коронавирусом;
- Образец РСВ и контрольные соотношения.
Отзываем сотрудника из отпуска
Производственная необходимость может вынудить руководство отозвать работника из отпуска (ст. 125 ТК РФ). Отзыв допускается только при согласии сотрудника. При этом нельзя прерывать ежегодный отдых:
- несовершеннолетних работников;
- беременных сотрудниц;
- сотрудников, занятых на работах с вредными или опасными условиями труда.
Согласие работника фиксируется в письменной форме, далее издается приказ об отзыве из отпуска.
Подробнее об отзыве работника из отпуска читайте в этой статье.
Продляем или переносим отпуск
Ст. 124 ТК РФ вводит основания для продления или переноса ежегодного оплачиваемого отпуска:| Продление | Перенос |
Оба варианта возможны, если во время отпуска работник:
|
|
| — | Производится по заявлению работника, если работодатель нарушил срок выплаты отпускных или уведомления сотрудника о начале отпуска |
| — | Производится на следующий рабочий год с согласия работника, отсутствие которого неблагоприятно скажется на нормальном ходе работы работодателя |
В обоих случаях при необходимости отпускные пересчитываются.
Дополнительные материалы по вопросам продления и переноса отпусков:
- Как продлить отпуск, если работник заболел;
- Нужно ли заявление на продление отпуска из-за больничного;
- Продление отпуска при уходе за больным членом семьи;
- Приказ о переносе отпуска;
- Перенос отпуска по желанию работника;
- Перенос отпуска по инициативе работодателя;
- Что делать, если работники уходят в отпуск одновременно;
- Заявление на перенос отпуска.
Отражаем информацию об отпуске в учетных документах
На данном этапе сведения об отпуске фиксируются в таких документах:
| В личной карточке работника | Форма Т-2 |
| В табеле учета рабочего времени | Как отметить отпуск в табеле
Продление отпуска из-за болезни в табеле учета рабочего времени |
| В графике отпусков | Перенос отпуска |
Ведем бухгалтерский учет отпусков
Операции по начислению и выплате отпускных подчиняются принятым законам двойной записи на бухгалтерских счетах. Операции составляются по счету 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» с аналитикой по каждому работнику:
| Суть операции | Дт |
Кт |
| Начисление отпускных (в корреспонденции со счетами учета затрат) | 20, 23, 25, 26, 44 | 70 |
| Выдача из кассы, перечисление на счет сотрудника отпускных | 70 | 50, 51 |
Учетной политикой предприятия может предусматриваться формирование резерва предстоящих отпусков: затраты на выплату отпускных в таком случае «накапливаются» с заданной периодичностью и отличаются равномерностью распределения.
Резерв отпусков предполагает применение счета 96 «Резервы предстоящих расходов»:
|
Суть операции |
Дт |
Кт |
| Периодическое отчисление в резерв отпусков | 20, 23, 25, 26, 44 | 96 |
| Начисление отпускных за счет резерва | 96 | 70 |
| Выплата отпускных сотруднику | 70 | 50, 51 |
Подробнее об учете отпускных читайте наши статьи:
- Бухгалтерские проводки по отпускным;
- Резерв отпусков в бухгалтерском учете;
- Резерв отпусков в налоговом учете.
Особые ситуации
Предлагаем подборку наших дополнительных материалов: